チャット感覚で文書にコメント、関連情報を一元管理

“コメント機能”の紹介と活用術

日々、さまざまな文書に関するやり取りが業務で発生しています。会議の議事録や各種お知らせ、商談に関わる書類などの文書を公開するまでには、内容確認を依頼したり、指摘を返したりというやり取りが発生し、多くの時間を費やしているのではないでしょうか。みなさんはこうしたやり取りをどのようにされていますか？文書を直接編集したり、メールやチャットで返信する形でフィードバックしたりするといったケースが多いのではないでしょうか。そうすると、管理が煩雑になり、修正の漏れや大事な情報が後で探せないといったことも起こりがちになります。文書と、文書に関わるやり取りを紐づけて、楽に管理できたら…今回はそんな悩みを解決することができる「SmartDB」のコメント機能をご紹介します。

「SmartDB」のコメント機能とは
コメント機能の特徴、4つのポイント
コメント機能の活用例

「SmartDB」のコメント機能とは

「SmartDB」のコメント機能は、バインダ（Webデータベースのこと、以後「バインダ」）に溜めた一つ一つのデータに対して、指示やアドバイスなどのコメントを書き込むことができる機能です。各データ（「SmartDB」では”文書”と呼びます、以下「文書」）に対してコメントを残したり、チャットのようにやり取りをしたりすることができるので関連情報の一元管理にもなります。

たとえば..

うちは、社内会議の議事録をバインダで管理しているんだ。確認した議事録に不足があった場合は内容を追記したいんだけど、直接文書を書き換えるんじゃなくて、「こうしたほうがいい」「こんな認識だよ」って、補足したり認識合わせをしたりしたいんだよね。

そんなときには、「SmartDB」の”コメント機能”が役に立つかも！議事録係が記録した内容に対しての補足は、コメントを使って残してみよう。リッチテキストだからコメント入力欄に画像を貼ることができるし、会議中のホワイトボードの写真や会議の風景写真を投稿することもできるよ！(以下図中1)コメントに対して誰でもリアクションを残すこともできて(以下図中2)、テキストだけでは伝わらない気持ちを伝えられたり、見た人からの反応が可視化されたりするのも、コメント機能ならではの良いポイントだよ。

Cello（チェロ）

＜コメント表示の画面イメージ＞

コメント機能の特徴、4つのポイント

コメント機能には、以下のような特徴があります。

チャット感覚で簡単にコメントを記入したり、リアクションしたりできるUI
コメント記入時に宛先の人関係者に通知することができる
「参考になったコメントは検索機能で探すことができる

各特徴に関する4つのポイントについてご紹介します！

① 文書とコメントを並べて確認

コメントの表示エリアは画面右のサイドバーで開閉できます。未読コメントがあるときは、赤いマーク表示で気づきやすくなっています。また、コメントを見ることができる人は全員コメントへのリアクションができるます。コメントを見た方の反応がひと目でわかるほか、テキストだけでは伝わらない微妙なニュアンスを簡単に伝えることもできます。

② コメント時に宛先や事前設定した関係者に通知

コメントが投稿された際の通知先を事前に設定しておけます。通知先には、組織やプロジェクト、役職グループも指定できるので、コメントの見逃しなどを防ぎます。また、コメント内で、メンション（＠宛先のユーザ名）を付けることで、コメント時に宛先の相手に通知することができます。通知はメール、Microsoft Teams、モバイルアプリとさまざまな方法に対応しており、メンションを活用することで、よりタイムリーに活発な会話ができます。

③ リッチな入力欄

コメント欄はリッチテキスト形式で入力できます。画像の添付も可能なため、文書に関わる付属情報なども掲載しやすくなっています。文字の装飾も太字や色の変更はもちろん、リスト表示など用途に合わせてより伝わりやすい表現でコメントを残すことができます。

④ コメントの検索ができる

コメント機能の内容は全文検索の対象です。コメントでやり取りした内容を検索で探すこともできるため、参考になったコメントや、やり取りを起点に関連情報を探したいときにはさっと検索することができます。

コメント機能の活用例

コメント機能はさまざまな業務で活用することができます。活用事例と利用のメリットについてご紹介します。

社内掲示板

社内のニュースやお知らせ情報を公開している掲示板は、一方通行で情報を発信することがほとんど。社員からの質問を受けたりそれに対して回答したりするツールとして、コメント機能を活用できます。

お知らせ情報についてコメント機能で質疑応答をおこなうようにすれば同じ質問が別の人から何度もくることも回避できるよ！そのほかにもお知らせ情報に対するリアクションなど、形式張らないやり取りを通じて社員同士のコミュニケーションが活性化するきっかけになることも、効果として期待できるんだよ。

Cello（チェロ）

案件管理

登録されている案件の進捗を確認したいときにも役立ちます。「文書」ごとの現状をリアルタイムでコメントに残したり、見積もりや進捗に問題があった場合、他のメンバーからの指摘やレビュー事項を残したりするツールとしても便利です。メンションをつけて、見てもらいたい人にコメントの通知もできるので、確認漏れを防ぎます

蓄積された指摘事項などは、今後のノウハウとしても利用できるなど、さまざまな活用にもつながるね！

Cello（チェロ）

なるほど、あらゆる場面でコメント機能を使うことができるんだ！通知もできるから、確認してほしい相手に伝わりやすいね。

各「文書」へのコメントの有無や数は一覧からも確認することができて、社内の反応がひと目でわかるようにもなっているんだよ！いろんな業務でぜひ活用してね。

Cello（チェロ）

コメント機能を活用することにより、伝えたいことをすばやく、かんたんにやり取りができるようになります。ちょっとした気づきも気軽に情報発信できるようになることで、社員同士のコミュニケーションの活性化につながります。
ぜひご活用ください。
※お客さまのご利用形態によっては「コメント機能」がご利用いただけない場合がございます。